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如何編寫崗位說明書?實例教你如何做

發布時間:2017-10-10 14:12:21
  


   如何科學正確的編寫崗位說明書是人力資源管理者的必修課之一。崗位說明書針對對象一般指全體在職員工,除非特殊崗位新增或者變動,常規是每年更新一次,由人力資源部備案修改。崗位說明書要求語言簡練清晰,通俗易懂,描述性和職業性強,每個崗位要有獨立說明書,杜絕雷同。

  常規的崗位說明書一般包含:職位名稱、所屬部門、職位編號、職位類別、職位定編、職位上級、職位概要、工作職責、職位權限、績效指標、任職資格(經驗要求、資格證書、知識要求、素質要求等)、工作條件、編制日期等相關項目。

  如何編寫“職位標識”

  1---關于“職位名稱”

  應與最近一次定編時的名稱保持一致,屬于新增崗位的,應先行到人力資源部確認,職位名稱是對工作名稱的進一步明確,規范職位的名稱有利于統一管理。

  2---關于“所屬部門”

  所在部門是指該職位所屬的機構或部門,繁簡程度要視公司具體情況來定,原則是應該寫到該職位所屬的具體所屬部門,例如部門有分部,則應該填寫到所屬的具體分部。

  科學的方法可以根據組織架構圖進行確認,舉例:某集團規模較大,有眾多子公司,人力資源部經理,填“子公司簡稱+人力資源部”;如果部門很大,還分有各分部,則可以填“子公司簡稱+人力資源部某某分部”。

  3---關于“職位編號”

  職位編號是指職位的代碼,每個對應的崗位都需要對應的獨立編碼;編碼的具體規則可以根據企業的需求具體做界定。

  特別是對于規模較大的集團來說,職位編號便于快速查找所有的職位,一般來說這項工作都是需要在整套崗位說明書全部完成后統一編號再來填寫。

  4---關于“職位類別”、“職位定編”

  職位類別是指公司對這個崗位的定位,一般來說分:高層、中層及基層三類。

  具體來說高層管理人員的職責是制定組織的總目標、總戰略,掌握組織的大政方針并評價整個組織的績效;中層管理人員的主要職責是貫徹執行高層管理人員所制定的重大決策,監督和協調基層管理人員的工作;基層人員的主要職責是執行分派具體工作任務,保證各項任務的有效完成。職位定編這欄就是指的是該崗位的編制人數,配備幾個人員,填寫阿拉伯數字,可以根據人力資源規劃填寫。

  5---關于“直接上級”、“直接下級”

  直接上級一般會有以下幾種情況:一般部門副職的直接上級是正職;各部門正職的直接上級是對應的主管領導;各子公司、分公司、各部門內人員的直接上級一般來講都是該部門的正職。直接下級以此類推,此處要注意防止把上下級填成人名,應該填寫職位具體名稱。

  如何編寫“職位概要”

  職位概要也就是職位的職責概要,基本就是對后文工作職責的總結,應該用一句話簡單地概括,簡短而準確地表示即可。

  該職位對公司的獨特貢獻是什么? 如果該職位不存在,會有什么工作完不成?應避免籠統性描述,需最大限度的明確職責,避免在崗人員逃避責任。格式可按照“為了……,在……下,做……”

  例如,對于人力資源部經理來說,其職位概要主要如下:為給公司的長遠發展提供人力資源管理上支持,在公司戰略發展方向下,執行人力資源部年度工作計劃,建立并完善人力資源管理體系,研究、設計人力資源管理模式(包含招聘、績效、培訓、薪酬及員工發展等體系的全面建設),制定和完善人力資源管理制度。

  如何編寫“工作職責”

  工作職責于職位概要的分解,按照公司的要求,本職位應該做什么。

  在編寫時,首先應該將本職位的主要工作模塊羅列,即本職位應該做那幾個模塊的工作,然后對每塊工作進行具體分解描述;在具體描述時,每一條職責,都應盡量以流程的形式描述。此處注意上級的崗位職責應是在更高的層面的職責,特別是高層管理崗位。

  如何編寫“績效指標”

  績效指標是指從哪些方面、以什么標準,是指通過明確績效考核目標的單位或者方法,對承擔企業經營過程及結果的各級管理人員完成指定任務的工作業績的價值創造的判斷過程。

  績效考核指標的設定必須符合SMART原則,可依據公司績效考核方案提煉相對應崗位績效指標。

  如何編寫“職位權限”

  工作權限是指工作職責范圍內所擁有的權利。權限是指為了保證職責的有效履行,任職者必須具備的,對某事項進行決策的范圍和程度,它常常用“對……具有批準權限”來進行表達。

  如何編寫“任職資格”

  任職資格是職位價值、職位招聘等的重要依據,任職資格的規定要嚴格界定為工作所要求的,本質上任職資格是崗位勝任力的要求,不是針對現有人員的要求,而是設想該職位所需的必備條件。

  任職資格包括以下這些項目:

  基本要求:包括年齡、性別、學歷、所學專業、工作經驗等;技能要求:技能包括基本技能和業務技能;這些技能都應區分其熟練程度;資格證書:所需資格證書不是職稱,而是指從事本工作資格證書;知識要求:知識要求包括業務知識和管理知識;素質要求:素質要求是指該職位對任職者最需要的個性或特質的要求,也就是通常招聘簡章上任職要求的那些非硬性要求。

  如何編寫“工作條件”

  工作條件是指在崗人員在工作中的設施條件、工作環境、勞動強度和工作時間的總和。

  在大篇幅的闡述了崗位說明書的編寫要點后,下面就以人力資源經理崗位說明書做如下示范(僅供參考),各位可以依據各自公司需求做適當調整,例如有些崗位說明書會涉及工作聯系、職業通道等欄目,在此就不做詳細介紹了。下面可以參考的例子:

julizi.jpg

  來源:51社保網--藍海人力


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